Contrats–S.A.V. fonctionne de manière indépendante ou en partage de données avec le logiciel de gestion Batigest PME ou Batigest ENTREPRENEUR. Dans tous les cas, la conversion du dossier en Euros n’affecte pas la monnaie des contrats

• Indépendant, la conversion se fera de manière identique à Batigest.
• Interfacé à Batigest, la conversion aura lieu quand Batigest passera à l'Euro.

Quelles sont les incidences sur les modules interfacés à Contrats-SAV (Comptabilité, Financier) ?

Comment bien préparer la conversion Euro ?

Comment passer Contrats-SAV indépendant en Euro ? (Méthodologie)

Comment passer Contrats-SAV dépendant en Euro ? (Méthodologie)

Quels sont les points à respecter pour le passage officiel au 1er Janvier 2002 ?

Incidences de la conversion et gestion de l'Euro au quotidien

Toutes les factures de contrats et d’interventions sont transférées et récupérées dans la monnaie de la facture.

Le lien avec un dossier ayant une monnaie différente est autorisé.

Si Contrats-S.A.V. est maître sur le module Financier, la conversion du dossier Contrats interfacé en Euros influera sur le module Financier, les éditions seront présentées en Euros.

Il sera toujours possible de créer des règlements en Francs ou en Euros et de les rapprocher à des montants d’une monnaie différente.

Toutes les factures de contrats et d’interventions sont transférées dans Batigest. Elles seront ensuite récupérées en Comptabilité dans la monnaie de référence du dossier comptable.

Exemple : Vous transférez une facture en Euros dans un dossier comptable en Francs, cette facture sera récupérées en Francs dans la Comptabilité.
Cependant, en saisie comptable, si vous affichez les colonnes Débit et Crédit Devises, elles seront automatiquement complétées avec les montants correspondants en Euros.

Batigest est maître sur le dossier Financier. Dans ce cas, il influe sur le module Financier. Les éditions seront présentées en Euros.

En version dépendante, Contrats-S.A.V. ne sera jamais maître du Financier.Le module Financier suivra donc les logiciels maître : Batigest ou Comptabilité (voir chapitre précédent).

Pour le logiciel, la valeur de l’Euro est paramétrée par défaut dans un fichier nommé « Contrat.ini » et figure dans la section « Devises ». Ce fichier se trouve dans le répertoire de l’application.
Aucune manipulation particulière n’est nécessaire.

Le passage des tarifs de vos articles en Euros est un point important à cerner. L’Euro sera exprimé avec 2 décimales. Lors de la conversion des tarifs, un arrondi va se générer pour passer du Franc à l’Euro. Le tarif en Francs sera divisé par la valeur de l’Euro qui est sur 5 décimales (6,55957) pour ensuite être arrondi à 2 décimales en Euro.
L’arrondi se fait sur la deuxième décimale. Lorsque la troisième décimales est inférieure à 5, l’arrondi est réalisé au centième d’Euro inférieur (ex. : 7,984 donne 7,98). Lorsqu’elle est supérieure à 5, il se fait au centième supérieur (ex. ; 7,986 donne 7,99). Quand la troisième décimale est de 5 millièmes d’Euro, l’arrondi est réalisé au centième supérieur (ex. : 15,235 donne 15,24).

Note : Dans les Paramètres régionaux, les logiciels APIBAT utilisent la virgule et non le point comme symbole décimal des nombres et également comme symbole décimal monétaire.

IMPORTANT :

Avant toute opération de conversion, vous devez impérativement réaliser au moins une sauvegarde de votre dossier de gestion.

Nous vous conseillons de sauvegarder sur plusieurs supports (disquette de grande capacité, disque dur, etc.) afin de sécuriser au maximum cette opération cruciale et pouvoir réaliser une restauration si le moindre problème survenait.

La conversion nécessite que le logiciel ne soit lancé sur aucun poste, ni sur les modules interfacés (Financier ou Batigest, par exemple). Prévoyez de lancer cette conversion au moment le plus opportun. Le temps prévu pour cette opération dépend de la taille de votre base de données.

Placez-vous dans le menu Initialisation/ Renseignements généraux, onglet Généralités, sélectionnez l’Euro en validant la coche prévue à cet effet et laissez-vous guider par l’assistant

Si vous poursuivez la conversion en cliquant sur  ‘Continuer’, un nouveau dossier sera créé dans lequel tous les fichiers seront convertis en Euros. Le nouveau dossier (Euros), reprendra le nom de l’ancien dossier en Francs, afin de conserver les liens avec les autres logiciels (Comptabilité, Batigest…) et de faciliter votre adaptation.

L’ancien dossier sera renommé avec une extension « _F » pour vous rappeler que c’est un dossier en Francs.

• Vous pouvez convertir tous vos clients en monnaie Euro ainsi que tous vos contrats-types durant cette procédure de conversion. En effet, une option vous est proposée afin de choisir de convertir ces éléments en même temps que votre dossier.
• Une dernière fenêtre apparaît, intitulée Conversion du dossier en Euros, une barre de défilement vous montre la progression de la conversion avec la liste des éléments convertis.

Un message apparaîtra pour confirmer la fin de la procédure de conversion  et vous indiquera, pour information, le nom du dossier en Francs.

Exemple : Exemple_F

IMPORTANT :

Avant toute opération de conversion, vous devez impérativement réaliser au moins une sauvegarde de votre dossier de gestion.

Nous vous conseillons de sauvegarder sur plusieurs supports (disquette de grande capacité, disque dur, etc.) afin de sécuriser au maximum cette opération cruciale et pouvoir réaliser une restauration si le moindre problème survenait.

• La conversion nécessite que le logiciel ne soit lancé sur aucun poste, ni sur les modules interfacés (Financier, par exemple). Prévoyez de lancer cette conversion au moment le plus opportun. Le temps prévu pour cette opération dépend de la taille de votre base de données.
  
• Si le logiciel est interfacé à Batigest, il faudra OBLIGATOIREMENT convertir Batigest avant de lancer la procédure sur Contrats-S.A.V.
  
• Si Batigest est un dossier Euro, la première ouverture de Contrats-S.A.V. vous demandera de lancer la procédure de conversion. Celle-ci sera OBLIGATOIRE.
  
• Placez-vous dans le menu Initialisation/Renseignements généraux, onglet Généralités. Sélectionnez l’Euro en validant la coche prévue à cet effet et laissez-vous guider par l’assistant.

L’ancien dossier sera renommé avec une extension « _F » pour vous rappeler qu’il s’agit d’un dossier en Francs.

Attention :

Ceci implique que les sauvegardes réalisées dans votre ancien dossier Francs ne doivent en aucun cas être restaurées sur votre nouveau dossier Euros. Les nouvelles sauvegardes Euros devront être distinguées des anciennes.

A compter du 1^er janvier 2002, vos clients et fournisseurs de la zone Euro devront être en Euros.

Cette modification vous est proposée au moment de la conversion du dossier ou plus tard, Fiche par Fiche.

Règles : Le Franc n’existant plus après le 31/12/2001, vous ne pourrez pas créer de facture en Francs après le 1^er janvier 2002. Inversement, aucune facture datant de 2002 ne sera jamais reçue en Francs.

Voici ce que vous devez faire dans Contrats-S.A.V. pour respecter la législation :

• Les contrats créés en Francs, se terminant avant le 31 décembre 2001, devront être transformés en facture avant le 1^er janvier 2002. Vous devrez donc, dans le logiciel, effectuer les transferts en facture avant cette date.
• Les contrats créés en Francs avant le 31 décembre 2001 et ayant une validité dépassant cette date butoir devront obligatoirement être convertis en Euros.

Le règlement en pied de document s'effectue dans la monnaie du document. Si, après le 1^er janvier 2002, vous vous placez dans un document en Francs créé avant le 1^er janvier 2002 et que vous gérérez un règlement (bouton Règlement ou Ctrl X), celui-ci sera illicite (excepté pour les espèces jusqu'au 17 février 2002).

Dans ce cas précis de fonctionnement et pendant cette courte période, nous vous conseillons de saisir le règlement directement dans le module Financier.

Les documents créés en Francs génèrent des échéances en Francs.

Les documents créés en Francs avant le 1^er janvier 2002 et ayant une échéance ultérieure à cette date devront être payés en Euros.

Dans le module Financier, vous devrez effectuer le pointage d’un règlement en Euros sur une échéance en Francs.

Nous vous conseillons d'anticiper la création de documents en Euros sur les mois précédents cette date du 1^er janvier 2002 afin de gérer la bascule à l'Euro sans encombre et éviter toute erreur due à un choix précipité.

L'anticipation sera variable selon votre activité et certains critères : les cycles de facturation, le type de client (entreprise ou particulier)...

Nous vous conseillons d'en informer l'ensemble de votre clientèle ainsi que tous vos fournisseurs.

Les logiciels APIBAT offrent, quant à eux, une fonction d’alerte.
En effet, à l’ouverture de votre dossier après le 31 décembre 2001, le logiciel affichera un message vous indiquant l’importance de la conversion et vous proposera de lancer la procédure de conversion.

Quelle que soit la monnaie de référence de votre dossier, vous pouvez, dès à présent, indiquer dans les Fiches Clients si ceux-ci vous règlent en Euros ou en Francs.
Pour cela, lors de la création de la Fiche Client, choisissez dans le champ « Monnaie de référence », le Franc ou l’Euro

Dans notre exemple, la facture de ce client sera rédigée en Euros, ainsi que les contrats. Dans le Financier, le règlement pourra, quant à lui, être en Francs ou en Euros

Les Historiques Eléments de Contrats-S.A.V. sont indiqués en Euros.

Les contrats réalisés sur un dossier avant conversion sont conservés dans la même monnaie que lors de leur rédaction.

La majoration de contrat conserve également la monnaie du document.

La reconduction de contrat vous permet de changer de monnaie sur un contrat existant en Francs. Toute reconduction ou majoration réalisée après le 31 décembre 2001 sera faite en Euros.

L’édition des contrats vous permet de distinguer, sur les cadenciers de factures, la monnaie dans laquelle les documents seront réalisés.

Toutes les interventions réalisées après le 31 décembre 2001 seront facturées en Euros. Les rapports de ces interventions réaliseront la conversion nécessaire.

L’Historique des rapports d’interventions conserve la monnaie de chaque document. Vous trouverez le rappel de la monnaie à côté de chaque somme.

Le Journal des Ventes affiche la monnaie de chaque montant, qu’il soit en Francs ou en Euros. La totalisation du journal est réalisée dans la monnaie du dossier.

Lors du transfert en Comptabilité, vous distinguez les factures établies en Francs et celles en Euros.

L’édition d’exercice par compte distingue également les factures en Francs et en Euros.