Ce cahier technique a été préparé pour que le passage à l'euro soit, pour votre système de gestion, une étape parmi tant d'autres dans la vie de votre entreprise.

La valeur de l’euro, pour le logiciel, est paramétrée par défaut dans un fichier qui se nomme « BatiG.ini » ou « Entrep.ini » et figure dans la section « Devises ». Ce fichier se trouve dans le répertoire de l’application.

Aucune manipulation particulière n’est nécessaire.

Par défaut, le nombre de décimales est de deux mais cela dépend des préférences spécifiées dans les prix unitaires.

Le passage des tarifs de vos articles en euros est un point important à cerner. L’euro sera exprimé avec 2 décimales. Lors de la conversion des tarifs, un arrondi va se générer pour passer du franc à l’euro. Le tarif en franc sera divisé par la valeur de l ‘euro qui est sur 5 décimales (6.55957) pour ensuite être arrondi sur 2 décimales en euro.

L’arrondi se fait sur la deuxième décimale. Quand la troisième décimale est inférieure à 5, l’arrondi se fait au centième d’euro inférieur (ex. : 7,984 donne 7,98). Quand elle est supérieure à 5, il se fait au centième supérieur(ex. ; 7,986 donne 7,99). Quand la troisième décimale est de 5 millièmes d’euro, l’arrondi se fait au centième supérieur (ex. : 15,235 donne 15,24).

Note : Dans les Paramètres Régionaux, les logiciels APIBAT utilisent la virgule et non le point comme symbole décimal des nombres et également comme symbole décimal monétaire.

Pendant la période de transition du franc vers l’euro, vous avez la possibilité d’utiliser :

les boutons euro-franc / permettant, dans les documents de vente, de faire afficher les montants dans une monnaie soit le franc, soit l’euro.

Attention : il s'agit d'un affichage et non d'une conversion des informations. Une facture dans une monnaie reste dans cette monnaie malgré un affichage en francs, ou en euros.

les fonctions de paramétrage des éditions et de créer des états qui présenteront des montants en francs et en euros.

Dans les documents à monnaie variable (devis, factures clients, factures fournisseurs), utilisez la fonction de conversion (voir zoom sur…).

Le zoom sur … « Facture client – Paramétrer une formule qui affiche un montant indicatif du net à payer en euros si la facture est en francs».

Dans un dossier Francs, placez-vous dans le menu Utilitaires/ Paramétrages des éditions et choisissez, par exemple, le paramétrage de la facture.

Dans la liste des rubriques de Factures, faites glisser le « Net à Payer » à l’endroit où vous voulez le faire apparaître, par exemple, à côté du « Net à Payer » en francs. En gardant sélectionné votre « Net à Payer », cliquez sur le bouton « Polices et Format » et cochez « Conversion Euro/ Franc ».

Vous « enregistrez sous » votre paramétrage afin de garder le paramétrage Standard.

Note : Si vous désirez faire apparaître votre montant en euros en toutes lettres, utilisez la même méthode que précédemment, et ajoutez sur la ligne « Format » du bouton « Polices et Format » : {LETTRESEURO}.

Méthodologie à suivre pour basculer votre dossier en Euros :

La conversion nécessite que le logiciel ne soit lancé sur aucun poste, ni sur les modules interfacé (Financier ou Contrats-S.A.V., par exemple). Prévoyez de lancer cette conversion au moment le plus opportun. Le temps prévu pour cette opération dépend de la taille de votre base de données.

Placez-vous dans le menu Initialisation/ Renseignements généraux,

Dans l'onglet Monnaie / Taux, sélectionnez l'Euro en validant la coche prévue à cet effet et laissez-vous guider par l'assistant.

Voici les différentes étapes :

Onglet Monnaie/ Taux des Renseignements généraux (menu Initialisation)

L’ancien dossier sera renommé avec une extension « _F » pour vous rappeler que c’est un dossier en Francs.

Vous pouvez convertir tous vos clients en monnaie Euro durant cette procédure de conversion. En effet, une option vous est proposée afin de choisir de convertir vos clients en Euros en même temps que votre dossier.

Remarque : Si vous souhaitez effectuer cette modification plus tard, Batigest PME vous permet de le faire grâce à l’option Modification globale sur les Fiches Clients.

Une dernière fenêtre apparaît, intitulée Conversion du dossier en Euros, une barre de défilement vous montre la progression de la conversion avec la liste des éléments convertis.

Un message apparaîtra pour confirmer la fin de la procédure de conversion  et vous indiquera, pour information, le nom du dossier en Francs.

Exemple : Exemple_F

Placez-vous dans le menu Initialisation/ Préférences,

Dans la partie « Monnaie de référence », cliquez sur le bouton Convertir le dossier en Euros prévu à cet effet et laissez-vous guider par l'assistant.

Voici les différentes étapes :

Si vous poursuivez la conversion en cliquant sur  ‘Continuer’, un nouveau dossier sera créé dans lequel tous les fichiers seront convertis en Euros. Le nouveau dossier (Euros), reprendra le nom de l’ancien dossier en Francs, afin de conserver les liens avec les autres logiciels (Comptabilité, Financier…) et de faciliter votre adaptation.

L’ancien dossier sera renommé avec une extension « _F » pour vous rappeler que c’est un dossier en Francs.

Vous pouvez convertir tous vos clients en monnaie Euro durant cette procédure de conversion.
En effet, une option vous est proposée afin de choisir de convertir vos clients en Euros en même temps que votre dossier.

Un message apparaîtra pour confirmer la fin de la procédure de conversion  et vous indiquera, pour information, le nom du dossier en Francs.

Exemple : Exemple_F

A compter du 1^er janvier 2002, vos clients et fournisseurs de la zone Euro devront être en Euros.
Cette modification vous est proposée au moment de la conversion du dossier pour les clients ou plus tard, en modification globale (à prévoir sur les versions Euros de PME et ENTREPRENEUR), ou Fiche par Fiche.

Règle : Le Franc n’existant plus après le 31/12/2001, vous ne pourrez pas créer de facture en Francs à compter du 1^er janvier 2002. Inversement, aucune facture reçue et datant de 2002 ne pourra être en Francs.

Voici ce que vous devez faire, dans Batigest, pour respecter la législation :

• Refuser tout document émanant de vos fournisseurs et ne comportant pas une monnaie correcte (document en Francs daté après le 31 décembre 2001).
• Les documents commerciaux (devis, commandes) créés en Francs avant le 31 décembre 2001 devront être transformés en facture avant le 1^er janvier 2002. Vous devrez donc, dans le logiciel, effectuer les transferts en facture avant cette date.

Nous vous conseillons de terminer les chantiers en cours en Francs avant la date butoir du 1^er janvier 2002 et de préparer les chantiers qui sont à cheval sur l’année 2002 en Euros, afin de respecter le passage à la monnaie unique (avec l’accord des clients concernés, bien sûr).

Le règlement en pied de document s'effectue dans la monnaie du document. Si, après le 1^er janvier 2002, vous vous placez dans un document en Francs créé avant le 1^er janvier 2002 et que vous générez un règlement (bouton Règlement ou Ctrl X), celui-ci sera illicite (excepté pour les espèces jusqu'au 17 février 2002).

Dans ce cas précis de fonctionnement et pendant cette courte période, nous vous conseillons de saisir directement le règlement dans le module Financier.

Les documents créés en Francs génèrent des échéances en Francs. Les documents créés en Francs avant le 1^er janvier 2002 et ayant une échéance ultérieure à cette date devront être payés en Euros. Vous devrez effectuer la manipulation dans le module Financier

Le zoom sur ... "Saisir dans le module Financier un règlement en Euros sur une échéance prévue en Francs"

Vous disposez d'une échéance en Francs. Le règlement associé à celle-ci est créé après le 1^er janvier 2002, il doit donc être en Euros. Voici la méthodologie :

• Dans le module Financier, allez dans le menu Clients / Règlements et utilisez le bouton Créer.
• Choisissez, éventuellement, cette échéance dans la zone N° document et validez. Les zones de saisie du règlement se complètent automatiquement en fonction de l'échéance, créant alors un règlement en Francs.
• Placez-vous sur la zone Monnaie (ou Devise) et choisissez Euro (E). Selon la préférence « Recalcul du montant lors du changement de devise », le montant sera converti en Euros sinon saisissez la valeur du règlement. Utilisez ensuite le bouton Pointer pour faire correspondre votre règlement en Euros sur la facture en Francs. Valider

Nous vous conseillons d'anticiper la création de documents en Euros les mois précédant la date du 1^er janvier 2002, afin de gérer la bascule à l'Euro sans encombre et éviter toute erreur due à un choix précipité.

L'anticipation sera variable selon votre activité et certains critères : le délai de livraison moyen, les cycles de facturation, le type de client (entreprise ou particulier)...

Nous vous conseillons d'informer l'ensemble de votre clientèle ainsi que tous vos fournisseurs.
Les logiciels APIBAT proposent, quant à eux, une fonction d’alerte.
En effet, lors de l’ouverture de votre dossier après le 31 décembre 2001, le logiciel affichera un message vous indiquant l’importance de la conversion et vous proposera d’en lancer la procédure.

Tant que votre dossier ne sera pas converti, ce message s’affichera systématiquement :

Dans le cas d’un fichier client existant, vous pouvez affecter cette monnaie directement dans la Fiche Client.

Dans Batigest PME, menu Fichiers / Clients / Mise à jour / Onglet Règlement / Facturation Euro : Oui

Note : Toutes les créations de Fiches seront réalisées, par défaut, dans la monnaie de référence du dossier.

Note : Cette monnaie reste toutefois accessible et modifiable avant le passage définitif à l’Euro.

L’ensemble de la bibliothèque est convertie en Euros. Le PAMP de chaque Fiche est recalculé, la consultation de la valorisation des éléments en stock est automatiquement réalisée en Euros.

Les Historiques éléments de Batigest PME indiquent, pour chaque type de pièce, la monnaie dans laquelle le montant est exprimé. Les Historiques Francs sont conservés et les nouveaux Historiques, stockés dans la nouvelle monnaie.

Dans notre exemple, le document sera rédigé en Euros. Dans le Financier, le règlement pourra, quant à lui, être en Francs, en Euros ou dans une autre devise.

A l’exception des acomptes ayant été créés dans Batigest : ils resteront dans la monnaie de la facture dans laquelle ils ont été créés.

Lorsque vous utilisez une interface bibliothèque ou grossiste, vous avez la possibilité d’indiquer dans quelle monnaie se trouve le fichier à importer, afin d’assurer ou non une conversion des prix.

Rappel : Après un basculement du logiciel en Euros, la bibliothèque est totalement gérée dans cette monnaie.

Les devis réalisés sur un dossier avant conversion sont conservés dans la même monnaie que lors de leur rédaction.

L’actualisation du devis et le remplacement de référence conservent également la monnaie du document.

Les études de déboursés et les éditions de prévisions sont établies en Euros. Les tarifs fournisseurs sont indiqués en Euros, même si le devis a été réalisé en Francs.
Toutes les commandes issues de ces études sont générées en Euros.

Par défaut, le transfert de devis en facture se fait dans la même monnaie que celle du devis, mais vous avez le choix de la monnaie de facturation.

Pour les devis réalisés en 2001 et transférés après le 31/12/01, la facture sera générée en Euros. De même, pour les factures de situation que vous allez avancer sur 2002, les situations suivantes seront établies en Euros.

Les commandes réalisées en Francs conservent leur monnaie.

Celles réalisées en Francs dans un dossier en Euros ont, en modification, une indication « Francs » inscrite entre parenthèse dans la barre des titres.

Les réceptions de marchandises antérieures à la conversion en Euros, conservent la monnaie dans laquelle elles ont été réalisées.

Pour toute nouvelle réception de marchandises, le prix d’achat des éléments est affiché en Euros, même si les réceptions précédentes ont été effectuées en Francs.

Tous les éléments contenus dans le suivi de consommation sont convertis en Euros, y compris si devis est en Francs lors de son intégration en organisation.

L’historique des suivis est également converti en euros.

Il n’y a aucune modification sur ce suivi, les heures sont saisies normalement. Ce sont les analyses qui sont concernées par le passage à l’Euro du fait de la conversion des coûts horaires et des rubriques « Salariés ».

Lors de la conversion, les historiques des coûts horaires sont convertis en Euros.