Comment se passe la conversion d'un dossier du module Financier ?

Le module Financier influence-t-il la date du passage à l'Euro du logiciel maître (Compta, Batigest) ?

Après la conversion en Euro du logiciel maître, quels sont les points à vérifier ?

Quels sont les points à respecter pour le passage officiel à l'Euro au 1er Janvier 2002 ?

Cas typique de période transitoire : le règlement dans une monnaie différente de celle prévue

Nous vous conseillons d'anticiper la création de documents en Euros sur les mois précédant cette date du 1^er janvier 2002, afin de gérer la bascule à l'Euro sans encombre et éviter toute erreur due à un choix précipité. L'anticipation sera variable selon votre activité et certains autres critères : le délai de livraison moyen, les cycles de facturation, le type de client (entreprise ou particulier)...

Nous vous conseillons ainsi d'en informer l'ensemble de votre clientèle.

Les logiciels APIBAT offrent une fonction d'information et d'interdiction qui vous aidera dans cette démarche.

La fonction d'information et d'interdiction
Les règlements en Francs ou monnaie In portant une date ultérieure au 17 février 2002 (date paramétrable) seront interdits en création. Ce paramétrage permet de saisir les remises en banque d'espèces en Francs jusqu'à la période limite fixée par les banques (au delà du 1^er juillet 2002, les remises devront être effectuées à la Banque de France). Cette période devrait convenir dans une très grande majorité de cas.

Cette date est paramétrable dans le fichier Finance.ini, situé dans le répertoire de l’application.
A la création d'un règlement interdit, le message est le suivant :

Voici les différentes contraintes qui régissent le passage à l'Euro pour les règlements présents et futurs dans le module Financier :

Règle : au 1^er janvier 2002, il ne sera plus possible de faire des virements en Francs. Quelle que soit la date de remise du virement, la date d'effet ne devra pas être postérieure au 31/12/2001 (rejet technique par la banque).

Ce que vous devrez contrôler :
Vous devrez obligatoirement créer des règlements de type Virement en Euros, dès que leur date d'effet sera ultérieure au 31 décembre 2001. Notez que, dans le cas des clients, ce sont eux qui effectueront le contrôle pour vous (leur virement sera rejeté par leur banque). Seul le cas des fournisseurs est soumis à votre contrôle, car c'est vous qui effectuez la transmission à la banque (disquette ou Etebac) et c'est votre banque qui refusera tout virement libellé dans une monnaie Franc. Il est important de souligner que, même si la facture, antérieure au 1^er janvier 2002 est libellée en Francs, elle sera réglée en Euros si son échéance est ultérieure à cette date.

Exemple 

Vous créez une facture au 15 décembre 2001. Le paiement prévu est un virement en votre faveur de 1000 Francs au 15 janvier 2002. Or, le Franc n'aura plus cours. Vous devrez donc créer un règlement de 152,45 Euros. Ce dernier sera alors pointé sur l'échéance de 1000 Francs.

Règle : au 1^er janvier 2002, il ne sera plus possible de faire des prélèvements en Francs. Quelle que soit la date de remise du prélèvement, la date d'effet ne devra pas être postérieure au 31/12/2001 (rejet technique par la banque).

Ce que vous devrez contrôler :
En cas de création automatique de règlement (préférence du Financier Echéancier / Règlement automatique sur les prélèvements et les LCR à Oui), vérifiez qu'aucun prélèvement ayant une date d'effet ultérieure au 31 décembre 2001 n'a été créé en Francs. Si tel est le cas, supprimez le règlement et recréez-le en Euros (pensez à pointer l'échéance associée).

Vous devrez obligatoirement créer des règlements de type prélèvement en Euros dès que leur date d'effet sera ultérieure au 31 décembre 2001. Notez que, même si la facture, antérieure au 1^er janvier 2002, est libellée en Francs, elle sera réglée en Euros si son échéance est ultérieure à cette date.

Règle : Depuis le 1^er janvier 1998, tous les moyens de paiements scripturaux peuvent être émis en Francs ou en Euros. Les créations de traites en Francs après le 01/01/2002 ne sont pas autorisées. Si une traite a été créée à une date antérieure au 01/01/2002 (mais avec une date d'échéance ultérieure à cette date), la traite en Francs sera acceptée mais convertie en Euros.

Ce que vous devrez contrôler :
Vous devrez refuser les traites créées (date de création) en Francs après le 1^er janvier 2002.

Règle : Depuis le 1^er janvier, tous les moyens de paiements scripturaux peuvent être émis en Francs ou en Euros. Les créations de L.C.R. en Francs et en monnaie des pays de la zone Euro après le 01/01/2002 ne sont pas autorisées. Si elles ont été créées à une date antérieure au 01/01/2002, la L.C.R. en Francs sera acceptée mais convertie en Euros.

Ce que vous devrez contrôler :
Vous devrez refuser les L.C.R. créées (date de création) en Francs après le 1^er janvier 2002.

Règle : La durée de vie d'un chèque est de 1 an et 8 jours (sauf cas très particuliers). Les remises de chèques en Francs et en monnaie des pays de la zone Euro ne seront donc plus acceptées après le 08/01/2003.

Ce que vous devrez contrôler :
Vous devrez refuser tout règlement en Francs par chèque, après le 1^er janvier 2002.

Règle : Au plus tard, le 17/02/2002 : les Francs ne seront définitivement plus en circulation. Vous ne devrez plus recevoir de règlements en Francs et en monnaies des pays de la zone Euro après cette période.

Note : Pensez à créer les nouvelles divisions de la monnaie Euro (pièces et billets).

Ce que vous devrez contrôler :
Vous ne devrez pas encaisser de Francs en espèces après le 17 février 2002.

Les remise d'espèces en Francs et/ou en Euros

Deux préférences vous permettent de gérer les remises d'espèces en Francs ou en Euros. Vous pouvez donc afficher ou faire disparaître les options de remise en banque Francs ou Euros dans le menu de Remise en banque. Ces préférences font également afficher ou disparaître le paramétrage des pièces et des billets dans le menu Init.

Les deux préférences se situent dans le menu Init./ Préférences/ Remise en banque.

• Gestion des remises d'espèces en Francs : Oui / Non
• Gestion des remises d'espèces en Euros : Oui / Non.

Lorsque vous commencerez à recevoir des espèces en Euros, affichez les options des menus correspondant à l'Euro.

Dès que votre dernière remise d'espèces en Francs aura été réalisée, faites disparaître les options des menus correspondant aux Francs.

Règle : Au 01/01/2002, les règlements par cartes bancaires devront être réalisés en Euros.

Dans le logiciel :
Vous ne devrez pas encaisser de Francs par carte bancaire après le 01/01/2002. Les Terminaux de paiements électroniques devraient, de toute façon, bloquer cette manipulation.

* Si l'échéance est ultérieure au 01/01/2002, le règlement est accepté mais converti en Euros.

La période transitoire par l'utilisation du principe de ni-interdiction, ni-obligation, fait naître une combinaison de cas typiques

• Règlement en Francs d'une facture prévue en Euros,
• Règlement en Euros d'une facture prévue en Francs,
• Règlement en Euros d'une facture en monnaie d’un pays de la zone Euro,
• Etc.

Ces opérations deviennent de plus en plus fréquentes, au fur et à mesure que l'on se rapproche de la date officielle de bascule à l'Euro.

Le module Financier est parfaitement adapté à ce cas. Le principe est extrêmement simple : vous saisissez le règlement dans sa devise et vous pointez ce dernier sur l'échéance qui affichera un équivalent dans la monnaie du règlement.

Le zoom sur ... "Saisir dans le module Financier un règlement Euros sur une échéance prévue en Francs"

Vous disposez d'une échéance en Francs. Le règlement qui lui est associé, est créé après le 1^er janvier 2002. Il doit donc être en Euros. Voici la méthodologie détaillée :
Dans le module Financier, placez-vous dans le menu Client/ Règlements et utilisez le bouton Créer.

Choisissez cette échéance dans la zone N° document et validez. Les zones de saisie du règlement se complètent automatiquement, en fonction de l'échéance, créant alors un règlement en Francs.

Placez-vous sur la zone Monnaie (ou Devise) et choisissez Euro (E). Selon la préférence Recalcul du montant lors du changement de devise, le montant sera converti en Euros sinon, saisissez la valeur du règlement.

Utilisez ensuite le bouton Pointer pour faire correspondre votre règlement Euros sur la facture Francs.

Il ne vous reste qu'à validez