COMPTABILITE
V2.10

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Dans ce Cahier Technique, nous expliquons comment préparer le passage à l'Euro, comment passer à l'Euro et quels sont les points à contrôler lors de cette période transitoire.

L'Euro est un tournant important de votre comptabilité et de votre système de gestion. Consultez votre expert-comptable avant toute décision importante.

Principes qui régissent la bascule de la Comptabilité à l'Euro

Que signifie exactement "Passer à l'Euro" ?

Quelle date choisir pour passer à la Comptabilité Euro ?

Date de bascule et Date de conversion Euro ?

Comment convertir un dossier en Euro ?
L'Euro au quotidien

Les points à respecter à partir du 1er janvier 2002

 

 


Les principes qui régissent la bascule de la Comptabilité à l'Euro

 

L'opération de conversion définitive à l'Euro de la monnaie de tenue de la comptabilité s'inscrit dans un cadre régi par les trois principes suivants :

Les comptabilités peuvent être tenues en Euros depuis le 1er janvier 1999* :

  • Aucune écriture comptable n'a pu être enregistrée en Euros avant le 1er janvier 1999. Cependant, les comptabilités devront être tenues en Euros au plus tard le 1er janvier 2002.
  • Aucune écriture comptable ne pourra être enregistrée en Francs ou en monnaie des pays de la zone Euro à partir du 1er janvier 2002.

L'opération de conversion peut avoir lieu en début ou en cours d'Exercice.

Les dates de bascule (date d'exécution technique de la conversion) et d'effet (date à laquelle la bascule est réputée effectuée) peuvent être différentes.

Dans tous les cas, il est obligatoire d'un point de vue juridique, comptable et fiscal :

  • De garder la traçabilité des écritures comptables d'origine, car ce sont les seules qui font foi,
  • D'archiver sur un support informatique exploitable par la suite, les données dans leur unité monétaire d'origine, pour permettre leur utilisation en cas d'audit des commissaires aux comptes ou de l'administration fiscale.

*Cette règle ne concerne pas les cas spécifiques suivants : l'enregistrement en Francs des écritures d'inventaire relatives à l'exercice clos le 31 décembre 2001, la tenue en Francs d'un livre auxiliaire de caisse jusqu'au 30 juin 2002 au plus tard (fin de la période officielle de retrait du Franc) pour enregistrer les paiements en espèces en Francs et le retour du Franc dans les établissements de crédit (sauf cas particuliers).

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Que signifie exactement "Passer la comptabilité à l'Euro" ?

Le passage d'une comptabilité à l'Euro correspond à la décision administrative de prendre comme monnaie de référence l'Euro pour exprimer ses comptes. Officiellement, vos comptes sont présentés en Francs avant la date de bascule. Après cette date, ils seront exprimés en Euros.

Ceci dit, quelle que soit la date que vous avez choisie pour basculer votre comptabilité à l'Euro, vous aurez très probablement à gérer à la fois des flux en Francs et en Euros, voire des flux en devises étrangères, au cours de la période transitoire.

Que vous soyez en Francs ou en Euros, il vous faudra donc traiter différents types d'opérations

  • Des opérations en Francs, à convertir le cas échéant en Euros,
  • Des opérations en Euros, à convertir le cas échéant en Francs,
  • Des opérations en monnaies de la zone Euro, à convertir en Francs ou en Euros,
  • Des opérations en monnaies de pays hors zone Euro, à convertir en francs ou en Euros.

Toutes ces opérations sont gérées par les logiciels de Comptabilité PME et ENTREPRENEUR.

Nous vous conseillons vivement de consulter votre expert-comptable avant toute décision de passage à l'Euro de votre Comptabilité.

Résumé : les logiciels Comptabilité ENTREPRENEUR et PME permettent de saisir des opérations en Euros, Francs ou devises (GAMME PME) quelle que soit la monnaie de votre comptabilité. Le fait d'émettre ou de recevoir des pièces comptables en Euros ne signifie pas que vous devez passer dans cette monnaie rapidement. Il s'agit d'une décision administrative.

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Quelle date choisir pour passer à la comptabilité Euro ?

Depuis le 1er janvier 1999, vous pouvez basculer votre comptabilité à l'Euro à tout moment au cours de la période transitoire (soit au premier jour de l'Exercice ou en cours d'Exercice).

En effet, la loi du 2 juillet 1998 portant sur diverses dispositions d'ordre économique et financier a introduit une dérogation à l'article 16 du Code du Commerce qui vous imposait d'établir vos comptes en Francs. Votre choix est alors définitif.

Vous n'avez pas à notifier de manière expresse à l'administration votre décision de tenir la comptabilité en Euros.

Cependant, vous avez intérêt à basculer rapidement votre comptabilité à l'Euro si :

  • Votre entreprise est fortement exportatrice,
  • Vous vous attendez à ce que vos principaux clients et/ou fournisseurs basculent rapidement à l'Euro.

A partir du 1er janvier 2002 au plus tard, vous devrez avoir basculé votre comptabilité à l'Euro, même si votre exercice comptable est décalé par rapport à l'année civile.

Il est important de souligner que la date choisie pour passer votre comptabilité à l'Euro n'est pas forcément identique à celle à laquelle vous allez lancer la conversion Euro.

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Date de bascule et Date de conversion Euro ?

La décision de passage à l'Euro de la comptabilité émane d'une décision de gestion.

Il s'agit d'une décision de date de bascule à l'Euro et non pas de mise en place technique de l'Euro (comportant principalement le traitement informatique des données). Dans la plupart des cas, ces deux dates seront différentes.

La date de bascule est celle du passage à l'Euro de l'entreprise, sous couvert d'une décision administrative. C'est à cette date que la comptabilité est réputée être passée en Euros.

La date de conversion est la date technique à laquelle vous lancez la conversion. Cette dernière tiendra compte de la date de bascule :

  • Quelques jours ou semaines après le dernier jour du mois, s'il s'agit d'une clôture mensuelle,
  • Quelques semaines ou mois après la date de fin d'exercice, s'il s'agit d'une clôture annuelle.

Cette conversion comprend le traitement informatique des données comptables, la génération des écarts d'arrondis dus à la conversion. La procédure est normalisée pour tous les éditeurs de logiciels informatiques, selon un cahier des charges très précis.

La date de conversion sera toujours supérieure à la date de bascule.

Exemple : Votre Exercice se termine le 31 mars 2001, il est en Francs. Le 15 avril, une décision administrative déclenche la mise en place de l'Euro à la fin de l'Exercice, afin de profiter de la clôture annuelle en date du 31 mars 2001. Cet arrêté ne sera lancé que le 15 avril 2001, suite à une décision administrative de votre entreprise (date de bascule), mais il sera effectif en date du 31 mars 2001 (date de conversion).

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Comment convertir un dossier en Euros ?

Il existe deux méthodes pour passer un dossier de comptabilité en Euros : par un arrêté intermédiaire ou par une clôture annuelle.

Note : Chaque dossier de la Comptabilité est indépendant et peut donc être passé individuellement en Euros.

Les deux méthodes de conversion du logiciel

  Tenant compte des principes juridiques, comptables et fiscaux, deux méthodes peuvent être employées pour passer votre comptabilité à l'Euro : la méthode de « Conversion à la clôture annuelle » et celle de « Conversion par arrêté intermédiaire (procédant à une clôture mensuelle) ».


Conversion par clôture Annuelle
 

La conversion par clôture annuelle se fait lors de la génération des Reports à nouveau (RAN). Une question est posée à l'utilisateur lors de la clôture pour savoir s'il désire « profiter » de la clôture annuelle pour basculer à l'Euro.

Note : Une fois les reports à nouveau créés en euro, vous devrez passer une écriture sur les comptes 6588 ou 7588 (Charge ou Produit d'arrondi de Conversion Euro) pour le montant du solde, selon qu'il est débiteur ou créditeur. Pour cela, rapprochez-vous de votre expert comptable.

Important : Cela sous-entend que les écritures de révision auront été passées et donc que cette conversion s’effectuera quelques semaines ou mois après la date de fin d'Exercice.

Durant le laps de temps compris entre la date de fin de l'Exercice et celle de fin de révision, le fonctionnement du logiciel est identique à d’habitude. En effet, que la monnaie de référence soit Franc ou Euro, chaque pièce est comptabilisée dans sa monnaie d'origine (Euro ou tout autre monnaie intra et extra européenne) et convertie en monnaie de référence.

Ce n'est qu’au moment de la conversion que les montants en Francs passeront en Euros en effectuant une rétropolation (cf. explication de la rétropolation, page 165) des écritures ultérieures au jour décidé pour la bascule (ici à la date de fin d'Exercice précédent).


Conversion par Arrêté intermédiaire
 

La conversion par Arrêté Intermédiaire se lance par un menu spécifique (Clotûre / Arreté Intermédiaire). Elle fait office de clôture mensuelle. Les écritures antérieures à cette date d'arrêté seront clôturées mensuellement et deviendront donc non modifiables.

Le logiciel convertit chaque pièce comptable et vérifie son équilibre en Euro. Il comptabilise les éventuels écarts d'arrondis sur le compte d'écart paramétré dans les préférences (Menu Init / Préférences / Général / Profil Société / Compte transitoire de conversion).

Note : Une fois les reports à nouveau créés en euro, vous devrez passer une écriture sur les comptes 6588 ou 7588 (Charge ou Produit d'arrondi de Conversion Euro) pour le montant du solde, selon qu'il est débiteur ou créditeur. Pour cela, rapprochez-vous de votre expert comptable.

Important : Cela sous-entend que les écritures non encore comptabilisées auront été passées et donc que cette conversion s’effectuera quelques jours ou semaines après la fin du mois à clôturer.

Durant le laps de temps compris entre la date de fin de mois et celle d'enregistrement des écritures se rapportant à ce mois, le fonctionnement du logiciel est identique à d’habitude.

En effet, que la monnaie de référence soit Franc ou Euro, chaque pièce est comptabilisée dans sa monnaie d'origine (Euro ou tout autre monnaie intra et extra-européenne) et convertie en monnaie de référence.

Ce n'est qu'au moment de la conversion que les montants en Francs passeront en Euros en effectuant une rétropolation (cf. explication de la rétropolation page 15) des écritures ultérieures au dernier jour du mois de l'arrêté ainsi que la clôture mensuelle qui lui est associée.

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Quelle méthode choisir ?

  Pour savoir quelle méthode choisir, répondez à ces questions qui vous guideront vers le choix le plus adéquat. Reportez-vous ensuite au fonctionnement respectif de chacune des méthodes

  Votre Exercice comptable (actuellement en Francs) se termine au cours de l'année 2001
 

Deux solutions :

  • Vous décidez de passer à l'Euro à la date de fin d'Exercice, c'est la conversion par clôture annuelle qui vous convient.
  • Vous décidez de passer à l'Euro au cours de l'année 2001, avant la fin de votre Exercice, choisissez la conversion par arrêté intermédiaire

  Votre exercice comptable (actuellement en Francs) se termine au 31 décembre 2001
 

Deux solutions :

  • Vous décidez de passer à l'Euro à la date de fin d'Exercice, c'est la conversion par clôture annuelle qui vous convient.
  • Vous décidez de passer à l'Euro au cours de l'année 2001, choisissez la conversion par arrêté intermédiaire

  Votre exercice comptable (actuellement en Francs) se termine après le 31 décembre 2001
 

Vous n'avez pas le choix, vous devez être passé à l’Euro au 31 décembre 2001 : choisissez la conversion par arrêté intermédiaire (voir le tableau récapitulatif des choix de conversion dans les Annexes).


 

Important 

La date de réalisation de la conversion étant postérieure à celle de validation de votre Exercice par votre expert-comptable, ne vous précipitez pas pour convertir votre dossier. Quelle que soit la date à laquelle vous lancez la conversion, celle-ci ne prendra réellement effet qu'à partir de la date de bascule choisie. Le logiciel agit rétroactivement sur les écritures. Il n'est donc pas nécessaire de lancer la conversion le jour de la date de bascule.

Exemple 1

Votre expert-comptable valide votre Exercice comptable correspondant à l’année civile 2001 en date du 30/04/2002, vous réaliserez alors la clôture informatique de votre dossier comptable le 02/05/2002 ou le 03/05/2002. La conversion de votre dossier en Euros prendra alors effet rétroactivement au 01/01/2002.

  • Date de réalisation de la conversion (passage à l'Euro) : 02/05/2002 ou 03/05/2002.
  • Date de clôture comptable : 31/12/2001.
  • Date de validation par l'expert-comptable : 30/04/2002.

Exemple 2

Votre Exercice se termine au 30/06/2001. Votre expert-comptable valide votre Exercice comptable correspondant à l’année civile 2001 en date du 30/09/2001, vous réaliserez alors la clôture informatique de votre dossier comptable le 01/10/2001 ou le 02/10/2001. La conversion de votre dossier en Euros prendra alors effet rétroactivement au 01/07/2001.

  • Date de réalisation de la conversion (passage à l'Euro) : 01/10/2001 ou 02/10/2001.
  • Date de clôture comptable : 30/06/2001.
  • Date de validation par l'expert-comptable : 30/09/2001.

Exemple 3

Votre Exercice se termine au 30/06/2001. Votre expert-comptable le valide en date du 30/09/2001, vous réaliserez alors la clôture informatique annuelle de votre dossier comptable le 04/10/2001 toujours en francs. Le 30/10/2001, vous décidez de passer votre comptabilité en Euros au 01/09/2001 (décision interne à votre entreprise). L'arrêté intercalaire, lancé le 05/11/2001, convertira votre dossier en Euros et prendra alors effet rétroactivement au 01/07/2001.

  • Date de réalisation de la conversion par un arrêté intermédiaire (passage à l'Euro) : 05/11/2001.
  • Date de clôture comptable : 30/06/2001.
  • Date de validation par l'expert-comptable : 30/09/2001.
  • Date de bascule du dossier à l'Euro : 01/07/2001.
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Qu'est ce qu'une rétropolation ?

 

La rétropolation d'écriture permet de commencer un Exercice en Francs et de reprendre, rétroactivement en Euros, toutes les écritures passées en Francs depuis la date de bascule. Les écritures antérieures restent en Francs.

L'intérêt de cette rétropolation est d'éviter toute ressaisie.

Attention : cette pratique n'est autorisée que lors de la période transitoire.

Voici un exemple de cette méthode :

L'Exercice comptable de la société X se termine au 30 juin 2001.

Le 16 août 2001, vous décidez de clôturer votre dossier et d'en profiter pour basculer votre comptabilité à l'Euro. Le logiciel va effectuer une rétropolation des écritures au 30 juin 2001.

Avant la bascule

Après la bascule

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Convertir par une clôture annuelle (méthodologie)

 

IMPORTANT - avant toute opération de clôture, vous devez :

  • Effectuer les clôtures mensuelles de l’Exercice (menu Clôture/Clôture mensuelle),
  • Vérifier que vos Journaux sont bien équilibrés, en réaliser une édition ainsi que du Grand Livre et de la Balance (menu Editions principales), vérifier le compte d'écart d'arrondis Euros dans les Préférences (menu Initialisation/ Préférences/Général/Profil société/Compte transitoire de conversion) soit complété,
  • Effectuer le calcul du résultat (menu Clôture/Calcul du résultat),
  • Réaliser impérativement au moins une sauvegarde de votre dossier comptable. Nous vous conseillons de sauvegarder sur plusieurs supports (disquettes, zip, disque dur, etc.) afin de sécuriser au maximum cette opération cruciale et pouvoir réaliser une restauration si le moindre problème survenait. Dans tous les cas, vous serez contraint de réaliser cette sauvegarde durant le processus de clôture, cette opération étant impérative et demandée par votre logiciel.

 

La clôture annuelle se lance par le menu Clôture / Report à Nouveau (RAN).
Un assistant se lance pour vous aider dans la démarche de création des RAN.

Pour passer d'une d'étape à une autre, cliquez sur .

Pour revenir en arrière, cliquez sur .

A tout moment, vous pouvez quitter le processus en cliquant sur le bouton


Etape 1/4
  La première étape vous avertit du fonctionnement des Reports à nouveau.
Lisez attentivement toutes les informations notées dans l'assistant.
 
Etape 2/4
  La seconde phase permet de choisir la date de fin de l'Exercice suivant, le Journal de clôture et la référence des écritures des pièces de Report à nouveau.
C'est dans ce masque que vous choisirez de basculer à l'Euro le nouvel Exercice. Pour cela, cochez : « Euro ».
Lisez également attentivement les instructions présentes pour vous guider. Si vous n'êtes pas sûr de votre choix, cliquez sur Quitter et consultez votre expert-comptable.
 
Etape 3/4
  La troisième phase vérifie que toutes les opérations de pré-clôture ont bien été réalisées.
 
 

Ainsi, le logiciel vérifie que la clôture mensuelle, l'édition des Journaux, le calcul du Résultat et la sauvegarde, ont bien été réalisées.

Si la vérification est validée, un V vert apparaît.

Si la vérification n'est pas validée, une croix rouge apparaît. Le bouton permet de voir en détail ce qui n'a pas été effectué.

Si malgré tout vous décidez de passer à l'étape suivante (4/4) alors qu’une de ces actions n’a pas été réalisée, le logiciel se charge de les lancer pour vous. Vous pouvez donc activer, depuis cet assistant, la clôture mensuelle, le calcul du Résultat, la sauvegarde et l'édition des Journaux.

Si vous n'êtes pas sûr de votre choix, cliquez sur Quitter et consultez votre expert-comptable.

Etape 4/4

  La quatrième et dernière étape sert à valider le lancement des Reports à nouveau. Si vous atteignez cette étape, toutes les vérifications ont bien été réalisées.
 
 


Pour lancer la génération des Reports et le passage à l'Exercice suivant, cliquez sur

Dans les Renseignements généraux, le logiciel modifie la monnaie de référence pour la passer à l’Euro et créer les Reports à nouveau en Euros.
L'écart résiduel possible dû à la conversion des montants du Report sera enregistré dans le compte d'écart, paramétré dans les Préférences (Général / Profil Société / Compte transitoire de conversion), dans le Journal de Report à nouveau paramétré dans l’assistant à l’étape 2/4.

Si vous n’avez pas complété ce compte d’écart dans les Préférences, le logiciel créera lui-même le compte d’écart 471EURO00 au moment de la conversion du dossier en Euros.

Note : Une fois les reports à nouveau créés en euro, vous devrez passer une écriture sur les comptes 6588 ou 7588 (Charge ou Produit d'arrondi de Conversion Euro) pour le montant du solde, selon qu'il est débiteur ou créditeur. Pour cela, rapprochez-vous de votre expert comptable.


Une fois cette clôture terminée, votre dossier est en Euros.

Note : Si une interruption indépendante de votre volonté (coupure de courant) se produit durant cette génération des Reports à nouveau, restaurez la sauvegarde, quittez le dossier puis entrez de nouveau dans celui-ci et recommencez

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Convertir par arrêté intermédiaire (méthodologie)

 

IMPORTANT - avant toute opération de conversion, vous devez :

  • Editer l’ensemble des Journaux clôturés (menu Editions principales/Journaux/Exercices),
  • Vérifier que vos Journaux sont bien équilibrés, en effectuer une édition ainsi que du Grand Livre et de la Balance, vérifier que le compte d'écart d'arrondis Euros dans les Préférences (Général/Profil société/Compte transitoire de conversion) soit complété,
  • Réaliser impérativement au moins une sauvegarde de votre dossier comptable. Nous vous conseillons de sauvegarder sur plusieurs supports (disquettes, zip, disque dur, etc.) afin de sécuriser au maximum cette opération cruciale et de pouvoir réaliser une restauration si le moindre problème survenait. Dans tous les cas, vous serez contraint de réaliser cette sauvegarde durant le processus de clôture, cette opération étant impérative et demandée par le logiciel.


Etape 1/3

  La conversion par arrêté intermédiaire se lance depuis le menu Clôture / Arrêté intermédiaire (Euro).
  Ce menu ouvre la fenêtre suivante :
 
 

 

Mentionnez la date de passage en notant le mois et l'année.
Le mois précisé sera le dernier mois en Francs. La clôture mensuelle qui lui est associée empêchera la modification des écritures de ce mois et antérieures à ce dernier. Les mois suivants seront réputés être en Euros et modifiables.

Une fois cette date d'arrêté complétée, validez la conversion. Le logiciel réalisera, tout d'abord, une clôture mensuelle.

Etape 2/3

 

A la fin de la clôture, il affichera le message suivant :

 

Etape 3/3

  Cliquez sur Ok. Le logiciel procède alors à la rétropolation des écritures et à la bascule en Euros.
Une fois ce travail terminé, le message suivant s’affichera :
 
 

 

Votre dossier est alors en Euros.

Note 1 : La prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, ce menu de conversion par arrêté intermédiaire aura disparu.

Note 2 : Si une interruption indépendante de votre volonté (coupure de courant) se produit durant cette génération des Reports à nouveau, restaurez la sauvegarde, quittez le dossier puis entrez de nouveau dans celui-ci et recommencez.

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L'Euro au quotidien

Recevoir un document en Euros ne signifie pas que vous devez convertir votre dossier en Euros.

Si vous êtes actuellement sur un dossier en Francs, vous pouvez malgré tout saisir des écritures en Euros et consulter des informations en Euros.

Démarche générale : prévention par le logiciel, responsabilisation par l'utilisateur

 

Nous vous conseillons d'anticiper la création de documents en Euros sur les mois précédant cette date du 1er janvier 2002, afin de gérer la bascule à l'Euro sans encombre et d'éviter toute erreur due à un choix précipité.

L'anticipation sera variable selon votre activité et certains autres critères : le délai de livraison moyen, les cycles de facturation, le type de client (entreprise ou particulier)...

Nous vous conseillons d'informer l'ensemble de votre clientèle.

Les logiciels APIBAT proposent une fonction d'information et d'interdiction qui vous aidera dans cette démarche :

Les écritures de pièces en Francs ou monnaie des pays de la zone Euro portant une date ultérieure au 1er juillet 2002 (date paramétrable) seront interdites en création. Ce paramétrage permet de saisir les écritures de remise en banque d'espèces en Francs jusqu'à la période limite fixée par les banques (au delà du 1er juillet 2002, les remises devront être réalisées à la Banque de France). Cette période devrait convenir dans une très grande majorité de cas.


 

L'interdiction sera illustrée par un message d'avertissement informatif traitant de l'utilisation du Franc, de l'Euro et des monnaie des pays de la zone Euro.

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Adaptez l'interface de saisie des écritures pour une saisie Euros-Francs simplifiée

 

Le logiciel de Comptabilité permet la saisie de pièces comptables en Francs, en Euros et en devises (cas du logiciel de la GAMME PME).

La saisie comptable présente une interface que vous pouvez facilement modifier afin de répondre à vos besoins. L'interface permet d'enlever ou de rajouter des colonnes de saisie, de modifier leur emplacement et leur taille. Elle permet également l'appel ponctuel de champs de saisie (compléments).

Il existe globalement deux types d'interfaces de saisie : l'interface simple (saisie d'une majorité de pièces dans la monnaie de référence de la Comptabilité) et l'interface multi-devises, multi-monnaies (qui permet de saisir tout type de pièce : Francs, Euros ou devises).

Le zoom sur ... "Intégrer le double affichage dans votre interface de saisie"

Si vous recevez régulièrement des pièces comptables dans des monnaies ou devises différentes, il est très intéressant de paramétrer une saisie avec un double affichage afin de simplifier la saisie comptable.

  • Dans le menu Quotidien / Saisie Comptable, choisissez un Journal de saisie (exemple : Journal des Achats) et un mois de saisie.
  • Réalisez un clic droit sur l'en-tête des colonnes (par exemple, sur la colonne Libellé).
  • Un menu contextuel apparaît. Choisissez « Ajouter des colonnes » et le logiciel affiche la liste des colonnes non présentes. En maintenant la touche Shift (Maj) enfoncée, cliquez sur Débit Devise et Crédit. Les colonnes sélectionnées apparaissent sur un fond bleu. Validez par F2.
  • Deux nouvelles colonnes sont alors présentes dans votre interface de saisie.
  • Faites glisser ces dernières afin que, lors de la saisie d'une pièce comptable, vous entriez le montant en devise avant celui en monnaie de référence. Pour faire glisser ces colonnes, cliquez sur l'en-tête de la colonne à déplacer, maintenez le bouton de la souris enfoncé et faites glisser la souris à droite ou à gauche. La colonne, affichée noire, sera attachée au curseur de la souris. Une flèche symbolise le lieu vers lequel la colonne sera déplacée. Lâchez le bouton de la souris dès que la colonne est au bon endroit.
  • Modifiez la taille des colonnes pour améliorer la présentation de la saisie.

 
  • Une fois l'interface adaptée à votre saisie, réalisez à nouveau un clic droit sur l'en-tête d'une colonne et choisissez « Enregistrez sous ».
  • Saisissez le nom du nouveau paramétrage de saisie (exemple : « saisie double affichage »).
  • Si vous souhaitez que cette interface soit celle qui s'ouvrira par défaut à chaque saisie, cochez « Vue initiale ».

 

Mode opératoire pour la saisie des pièces comptables avec cette interface :

Saisissez le code monnaie (Euros, Francs) ou devise (Dollars, Pesetas...) pour chaque pièce enregistrée, puis précisez le montant en devise dans la colonne correspondante (Débit devise ou Crédit devise).
Si vous avez choisi de saisir une pièce dans la monnaie de référence du dossier, le curseur se placera directement dans les colonnes Débit ou Crédit de la monnaie de référence.


Le zoom sur ... "Réaliser le lettrage d’une facture en Francs et un règlement en Euros"

Pour optimiser votre interface de lettrage, ajoutez les colonnes associées aux devises sur le même mode opératoire que l'interface de saisie comptable.

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Saisie comptable d'une pièce en Euros générant un écart d'arrondis en Francs

 

La parité de l'Euro peut, sur certaines écritures équilibrées en Euros (pièce comptable en Euros), déséquilibrer l'écriture convertie en Francs.

Exemple

Une facture de 119,60 Euros avec une T.V.A. à 19,60 % va générer un écart de 1 centime de Franc.

Au débit, 119,60 Euros correspondent à 784,52 Francs.

Au crédit, les montants de 100 et 19,60 Euros correspondent respectivement à 655,96 et 128,57 Francs.

Le total des débits en Francs n'est donc pas égal au total des crédits en Francs : nous sommes en présence d'un écart d'arrondis dû à l'Euro.

Le logiciel est capable d’automatiser l'écriture générée par type d'écart à condition que la préférence de contrôle d'équilibrage automatique de votre journal soit à Oui. (Préférences / Contrôle et créations / Equilibrage automatique).

Lorsque vous validez une pièce comptable par la touche F2 (ou automatiquement lorsque la préférence de validation automatique du Journal est activée), le logiciel place les écritures sur la partie haute de la saisie et le curseur est prêt à saisir de nouvelles écritures.

Si l'équilibre de la pièce en monnaie ou devise est respecté mais pas en monnaie de référence (écart arithmétique), le logiciel propose de générer une ligne d'écriture correspondant à cet écart. Le compte utilisé sera paramétré dans les Préférences (Initialisation/ Préférences / Général / Profil société/ Compte transitoire de conversion).

L'avertissement prend la forme suivante :

 

Si vous cliquez sur Oui, le logiciel passe l'écriture d'écart pour vous. Si vous cliquez sur Non, vous revenez sur le masque de saisie.

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Lettrage en devise ou monnaie autre que celle de votre comptabilité

 

Le lettrage dans des devises ou monnaies autres que celle de la comptabilité peut à son tour générer des écarts.

Prenons l’exemple d'un dossier en Francs. Deux factures de ventes de 500 Euros sont réglées par un chèque de 1000 Euros


 

Le lettrage comptable compare les montants en Francs, soit deux montants de 3279,79 Francs à lier avec un montant de 6559,57 F, un centime d'écart apparaît. Il ne s'agit pas ici d'un écart de règlements mais d'un écart d'arrondis, le lettrage étant réalisé dans la monnaie de référence.

Lors de la validation, le logiciel propose de générer une écriture :

 

Si vous répondez Oui, le logiciel propose les paramètres de l'écriture compensatrice. Choisissez le Journal d'O.D., la référence, le libellé de l'écriture et sa date. Si vous cliquez sur Non, vous revenez sur le masque de saisie.

Note : Le compte proposé est alors le compte d'écart défini dans les préférences (menu Init / Préférences / Général / Profil Société) et non une charge ou un produit d'opérations diverses.

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Rapprochement de compte bancaire dans une monnaie différente de celle du dossier

 

Lorsque vous disposez d'un compte bancaire dans une monnaie différente de celle du dossier (par exemple, une comptabilité en Francs et un compte bancaire en Euros), le rapprochement bancaire doit être réalisé par le pointage manuel (Quotidien / Rapprochement bancaire / Compte ou Journal / Manuel ).

Note : Si vous utilisez le rapprochement par relevé, ce changement de méthode ne sera effectif que jusqu'à la date à laquelle votre dossier et votre compte bancaire seront tous les deux en Euros.
En effet, le rapprochement par relevé ne peut être utilisé dans ce cas. Ce dernier étant basé sur une recherche de montants se trouvant sur le relevé bancaire, une écritures passée en Francs pour 1000 F ne trouvera jamais son équivalent en Euros (152,45 Euros, soit un écart de 0,01 Francs).

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De nouvelles éditions Euros-Francs

 

Lorsque votre dossier est en monnaie de référence Franc, les éditions sont réalisées en Francs.
Lorsque votre dossier est en monnaie de référence Euros, les éditions se font en Euros.

Afin de vous aider à mieux appréhender l'Euro, de nouveaux paramétrages d'éditions viennent compléter ceux actuels. Ils indiquent, par un double affichage, les valeurs en Francs et en Euros des éditions de type Grand Livre, Balance… Ces derniers se nomment « Aide au passage à l'Euro.

Ces éditions seront présentes dans la Version 2.10 de la Comptabilité APIBAT.

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Les points à respecter à partir du 1er janvier 2002

 

Le lettrage comptable compare les montants en Francs, soit deux montants de 3279,79 Francs à lier avec un montant de 6559,57 F, un centime d'écart apparaît. Il ne s'agit pas ici d'un écart de règlements mais d'un écart d'arrondis, le lettrage étant réalisé dans la monnaie de référence.

Lors de la validation, le logiciel propose de générer une écriture :


 

Les points à respecter sont relatifs aux dates des pièces à enregistrer dans la comptabilité. Il s'agit en fait d'un contrôle indirect. Tous les contrats, tarifs, factures, bulletins de salaires, paiements… devront être établis en Euros (excepté pour les Espèces). Il convient donc, lors de votre saisie, de contrôler la validité des pièces enregistrées.

Si vous disposez de logiciels interfacés à la Comptabilité (Batigest, Paye…), ce sont eux qui vont émettre des écritures dans le logiciel. C'est donc à leur niveau qu'il faudra porter l'effort de vérification.

Si vous saisissez une écriture en monnaie Franc après le 31 décembre 2001, vous obtiendrez le message suivant :

 

Exemple : Vous disposez de Batigest, du Financier et de la Comptabilité APIBAT. Un règlement de type chèque ne doit pas être créé en Francs après le 1er janvier 2002.
Le chèque apparaît en comptabilité après transfert des écritures du module Financier. Le contrôle doit donc être réalisé lors de la création du règlement dans le module Financier et non au niveau de la Comptabilité.


 

RAPPEL

Les logiciels APIBAT offrent des fonctions d'alerte et d'interdiction qui vous aideront à mieux appréhender l'Euro.


 

La fonction d'information et d'interdiction

Les écritures de pièces en Francs ou monnaie des pays de la zone Euro portant une date ultérieure au 17 février 2002 (date paramétrable) seront interdites en création. Ce paramétrage permet de saisir les écritures de remise en banque d'espèces en Francs jusqu'à la période limite fixée par les banques (au delà du 1er juillet 2002, les remises devront être réalisées à la Banque de France). Cette période devrait convenir dans une très grande majorité de cas.

Cette date est paramétrable dans le fichier COMPTA.ini, situé dans le répertoire de l’application.

Récapitulatif des choix de conversion :


Votre Exercice comptable
se termine

Vous prenez la décision
de passer à l'Euro

Effectuez
la conversion

Utilisez la conversion

Au cours de l'année 2001

A la fin de l'Exercice

Quelques mois après la fin de l'exercice

Annuelle

En cours d'Exercice

Quelques jours ou mois après la date prévue

Arrêté mensuel

 
   

Au 31/12/2001

A la fin de l'Exercice

Quelques mois après la fin de l'Exercice

Annuelle

 
   

Après le 31/12/2001

En cours d'Exercice

Quelques jours ou mois après la date prévue

Arrêté mensuel

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